Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin KVKK Aydınlatma Metni

1. Amaç ve Kapsam

İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat kapsamında; Klinik Psikolog Anıl Hatipoğlu tarafından kişisel verileri işlenen internet sitesi ziyaretçilerinin, iletişim ve randevu talebinde bulunan kişilerin, danışanların, danışan adaylarının ve gerektiğinde danışanların veli, vasi veya kanuni temsilcilerinin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Kişisel verilerin korunması, psikolojik danışmanlık ve psikoterapi hizmetlerinin doğası gereği özel önem taşımaktadır. Bu nedenle kişisel veriler; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmekte ve yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli olan süre boyunca muhafaza edilmektedir.

Bu Aydınlatma Metni;

• www.klinikpsikologanilhatipoglu.com internet sitesinin ziyaret edilmesi,
• iletişim veya randevu formlarının kullanılması,
• telefon, e-posta veya WhatsApp üzerinden iletişime geçilmesi,
• yüz yüze veya çevrim içi görüşme/randevu talebinde bulunulması,
• psikolojik danışmanlık veya psikoterapi sürecinin yürütülmesi,
• bülten veya bilgilendirme iletişimlerine ayrıca izin verilmesi

kapsamında gerçekleştirilebilecek kişisel veri işleme faaliyetlerini açıklamaktadır.

2. Veri Sorumlusu

6698 sayılı KVKK kapsamında kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu:

Klinik Psikolog Anıl Hatipoğlu

Adres: Fenerbahçe Mahallesi, Bağdat Caddesi, No:92/B, Kat:3, Daire:8, Kadıköy / İstanbul
E-posta: psikologanil@gmail.com
Telefon: 0532 346 27 60
İnternet Sitesi: www.klinikpsikologanilhatipoglu.com

olarak belirlenmiştir.

Psikolojik danışmanlık veya psikoterapi hizmetinin farklı bir sağlık meslek birimi, merkez veya kuruluş bünyesinde sunulduğu durumlarda, ilgili kuruluşun veri sorumlusu veya veri işleyen sıfatı somut hizmet ilişkisine göre ayrıca değerlendirilebilir ve gerekli hallerde ilgili kişiye ayrıca bilgilendirme yapılabilir.

3. İşlenebilecek Kişisel Veriler

Sunulan hizmetin, iletişimin ve kullanılan kanalın niteliğine bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:

Kimlik Bilgileri

• Ad ve soyad,
• Gerektiğinde doğum tarihi veya yaş bilgisi,
• Mevzuatın veya hizmet sürecinin zorunlu kıldığı durumlarda kimlik bilgileri.

İletişim Bilgileri

• Telefon numarası,
• E-posta adresi,
• Tarafınızca paylaşılması halinde adres veya diğer iletişim bilgileri.

Randevu ve Danışan İşlem Bilgileri

• Randevu tarihi ve saati,
• Görüşme biçimi,
• Randevu talebi,
• İletişim geçmişi,
• Hizmet ve görüşme planlamasına ilişkin bilgiler,
• İptal veya randevu değişikliği bilgileri.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Psikolojik danışmanlık ve psikoterapi hizmetinin niteliğine bağlı olarak;

• psikolojik durum ve öyküye ilişkin bilgiler,
• sağlık bilgileri,
• kullanılan ilaçlara ilişkin bilgiler,
• psikolojik değerlendirme kapsamında elde edilen bilgiler,
• terapi sürecinde kişinin kendisi tarafından paylaşılan yaşam öyküsü,
• gerekli olduğu durumlarda cinsel yaşama ilişkin bilgiler,
• diğer özel nitelikli kişisel veriler

işlenebilir.

Bu veriler yalnızca hizmetin niteliği ve amacı bakımından gerekli olduğu ölçüde işlenir.

Önemli: İnternet sitesindeki iletişim/randevu formunun “Mesajınız” bölümüne ilk iletişim aşamasında ayrıntılı sağlık bilgisi, tanı, psikiyatrik geçmiş, ilaç bilgisi, cinsel yaşama ilişkin bilgi veya benzeri hassas kişisel verilerin yazılmaması tavsiye edilir. İlk iletişim kanalının mümkün olduğunca yalnızca randevu oluşturmak ve genel bilgi almak amacıyla kullanılması önerilir.

Çocuk ve Ergenlere İlişkin Veriler

Çocuk veya ergenlere yönelik hizmet talep edilmesi halinde;

• çocuğun/ergenin adı ve yaşı,
• veli, vasi veya kanuni temsilcinin kimlik ve iletişim bilgileri,
• randevu ve hizmet sürecinin yürütülebilmesi için gerekli sınırlı bilgiler

işlenebilir.

Çocuk ve ergenlere ilişkin kişisel verilerin işlenmesinde ilgili mevzuat, kişinin yaşı, hukuki ehliyeti, mesleki etik kurallar ve kanuni temsil ilişkisi dikkate alınır.

Finansal ve Hukuki İşlem Bilgileri

Hizmet sunulması ve mevzuattan doğan yükümlülükler kapsamında gerekli olması halinde;

• ödeme bilgileri,
• fatura ve makbuz bilgileri,
• muhasebe kayıtları,
• hukuki işlem ve talep bilgileri

işlenebilir.

Ödeme kartı bilgilerinin doğrudan üçüncü taraf ödeme kuruluşları tarafından işlendiği durumlarda kart bilgilerinin veri sorumlusu tarafından saklanmaması esastır.

İnternet Sitesi ve İşlem Güvenliği Bilgileri

İnternet sitesinin kullanılması sırasında teknik olarak;

• IP adresi,
• ziyaret tarihi ve saati,
• kullanılan cihaz ve tarayıcıya ilişkin sınırlı teknik bilgiler,
• trafik ve güvenlik kayıtları,
• ziyaret edilen sayfalar,
• çerez ve benzeri teknolojiler aracılığıyla elde edilen sınırlı veriler

işlenebilir.

Çerezler aracılığıyla gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri ayrıca internet sitesinde yayımlanan Çerez Politikası ve kullanılan çerez yönetim mekanizması kapsamında açıklanabilir.

Pazarlama ve İletişim Tercihi Bilgileri

Bülten veya benzeri iletişimlere ayrıca abone olunması halinde;

• e-posta adresi,
• abonelik ve iletişim tercihi,
• izin/onay bilgileri

işlenebilir.

Bülten, tanıtım veya pazarlama amaçlı iletişimler, randevu veya psikolojik danışmanlık hizmetinin zorunlu bir parçası değildir.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, ilgili veri kategorisine ve kurulan ilişkiye bağlı olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Randevu taleplerinin alınması ve sonuçlandırılması,
• Danışan veya danışan adayı ile iletişim kurulması,
• Yüz yüze veya çevrim içi görüşmelerin planlanması,
• Psikolojik danışmanlık ve psikoterapi hizmetlerinin yürütülmesi,
• Danışanın ihtiyaçlarının ve başvuru nedeninin değerlendirilmesi,
• Hizmet sürekliliğinin sağlanması,
• Randevu hatırlatma, değişiklik ve iptal süreçlerinin yürütülmesi,
• Danışan kayıtlarının mevzuata ve mesleki yükümlülüklere uygun şekilde tutulması,
• Danışan ve psikolog arasındaki profesyonel ilişkinin yönetilmesi,
• Çocuk ve ergen danışanlarda gerekli veli/vasi iletişim süreçlerinin yürütülmesi,
• Mali ve muhasebesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Faturalandırma ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuka uygun taleplerinin karşılanması,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• Bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması,
• İnternet sitesinin güvenli ve işlevsel biçimde çalışmasının sağlanması,
• İletişim formlarının kötüye kullanımının ve yetkisiz erişimlerin önlenmesi,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• İlgili kişinin ayrıca talep veya izin vermesi halinde bülten ve bilgilendirme iletişimlerinin gerçekleştirilmesi.

Kişisel verileriniz, burada açıklanan amaçlarla bağdaşmayan şekilde kullanılmaz.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel verileriniz tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla aşağıdaki kanallardan elde edilebilir:

• İnternet sitesindeki iletişim ve randevu formları,
• Telefon görüşmeleri,
• E-posta iletişimi,
• WhatsApp veya benzeri iletişim uygulamaları,
• Yüz yüze gerçekleştirilen görüşmeler,
• Çevrim içi görüşmeler,
• Danışan tarafından doldurulan formlar,
• Hizmet süresince doğrudan danışan tarafından paylaşılan bilgiler,
• Fatura, makbuz ve benzeri mali belgeler,
• İnternet sitesi sunucuları, güvenlik kayıtları ve zorunlu teknik çerezler.

Kişisel verilerin mümkün olduğunca doğrudan ilgili kişiden elde edilmesi esastır.

6. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen kişisel veri işleme şartlarından somut işleme faaliyetine uygun olan hukuki sebebe dayanılarak işlenmektedir.

Genel nitelikli kişisel veriler başta olmak üzere kişisel veriler;

• bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması nedeniyle veri işlemenin gerekli olması,
• veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için gerekli olması,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatlerinin gerektirmesi,
• kanunlarda açıkça öngörülmesi

hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

Açık rızanın hukuki işleme şartı olduğu faaliyetlerde ise kişisel verileriniz yalnızca usulüne uygun olarak alınmış açık rızanız doğrultusunda işlenir.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Sağlık, psikolojik durum veya cinsel yaşam gibi özel nitelikli kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesindeki şartlar kapsamında ve ayrıca gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak işlenir.

Psikolojik danışmanlık ve psikoterapi hizmetinin sunulması sırasında özel nitelikli kişisel veriler; somut işleme faaliyetine göre başta;

• ilgili kişinin açık rızasının bulunması,
• kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli olması,
• sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından sağlık hizmetlerinin yürütülmesi için gerekli olması

gibi KVKK’da öngörülen hukuki sebepler çerçevesinde işlenebilir.

Her veri işleme faaliyeti bakımından mümkün olan en uygun hukuki sebebin kullanılması esastır.

7. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz hiçbir şekilde sınırsız veya amaç dışı olarak üçüncü kişilere aktarılmaz.

Kişisel veriler, işleme amacı ve hukuki gerekliliklerle sınırlı olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları,
• Mahkemeler, savcılıklar ve diğer yetkili adli/idari makamlar,
• Yetkili sağlık veya meslek birimleri,
• Mevzuat gereği paylaşım yapılması zorunlu kişi veya kuruluşlar,
• Mali müşavir, muhasebeci veya mali yükümlülüklerin yürütülmesinde görev alan hizmet sağlayıcılar,
• Bilgi teknolojileri, barındırma, e-posta, veri güvenliği ve teknik destek hizmet sağlayıcıları,
• Hizmetin yürütülmesi için zorunlu olduğu ölçüde faaliyet gösterilen sağlık/psikoloji merkezleri veya yetkili profesyoneller.

Özel nitelikli kişisel verilerin aktarımında KVKK’nın öngördüğü ek güvenlik ve hukuka uygunluk şartları ayrıca dikkate alınır.

Danışan bilgilerinin reklam, hedefli pazarlama veya üçüncü kişilerin ticari kullanımına sunulması amacıyla aktarılması söz konusu değildir.

8. Yurt Dışına Kişisel Veri Aktarımı

İnternet sitesi, e-posta, barındırma, güvenlik, çevrim içi iletişim, bulut veya benzeri teknolojik hizmetlerin yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcılardan temin edilmesi halinde kişisel verilerin teknik olarak yurt dışında işlenmesi veya saklanması söz konusu olabilir.

Bu tür aktarımlar yalnızca KVKK’nın kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına ilişkin 9. maddesinde düzenlenen şartlardan uygun olanının sağlanması ve mevzuatta öngörülen güvence mekanizmalarının uygulanması halinde gerçekleştirilir.

Yurt dışına veri aktarımı bulunan hizmetler bakımından kullanılan teknik altyapı ve aktarım mekanizmaları gerektiğinde ayrıca güncellenebilir ve ilgili kişilere gerekli bilgilendirme yapılabilir.

9. WhatsApp, E-Posta ve Harici İletişim Kanalları

İnternet sitesinde bulunan WhatsApp bağlantısının veya e-posta gibi üçüncü taraf iletişim hizmetlerinin tercih edilmesi halinde, ilgili hizmet sağlayıcının kendi veri işleme faaliyetleri ve gizlilik koşulları ayrıca uygulanabilir.

Bu nedenle ilk randevu veya bilgi talebi sırasında WhatsApp, e-posta ve benzeri iletişim kanallarından gereğinden fazla sağlık, psikolojik durum veya diğer özel nitelikli kişisel veri gönderilmemesi önerilir.

Acil durumlar ve kişinin kendisine veya üçüncü kişilere yönelik acil risk oluşturabilecek durumlar için internet sitesi iletişim formu, e-posta veya WhatsApp bir acil yardım hizmeti niteliğinde değildir.

10. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası

Kişisel verileriniz;

• ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri,
• psikolojik danışmanlık veya psikoterapi hizmetinin gerektirdiği süre,
• mali ve hukuki yükümlülüklerin devam ettiği süre,
• zamanaşımı ve hak düşürücü süreler,
• olası hukuki uyuşmazlıklar bakımından gerekli süreler

dikkate alınarak muhafaza edilir.

Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren hukuki sebebin veya işleme amacının ortadan kalkması halinde, mevzuatta daha uzun bir muhafaza zorunluluğu bulunmadığı sürece veriler KVKK ve ilgili ikincil mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

11. Kişisel Verilerin Güvenliği

Kişisel verilerin;

• hukuka aykırı olarak işlenmesini,
• hukuka aykırı olarak erişilmesini,
• yetkisiz kişiler tarafından görülmesini veya kullanılmasını,
• kaybolmasını, değiştirilmesini veya amaç dışı kullanımını

önlemek ve güvenli biçimde muhafaza edilmesini sağlamak amacıyla, işlenen kişisel verilerin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Özellikle sağlık ve psikolojik durumla ilgili özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde daha yüksek seviyede gizlilik ve erişim kontrolü uygulanması esastır.

Psikolojik danışmanlık ve psikoterapi sürecinde edinilen bilgilerin gizliliği, KVKK yükümlülüklerinin yanı sıra mesleki etik ve sır saklama yükümlülükleri kapsamında da değerlendirilir.

12. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında veri sahibi olarak;

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• kişisel verilerinizin hangi amaçla işlendiğini ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini talep etme,
• KVKK’da öngörülen şartlar kapsamında kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• işlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

13. Veri Sorumlusuna Başvuru

KVKK kapsamındaki taleplerinizi;

Klinik Psikolog Anıl Hatipoğlu

Adres: Fenerbahçe Mahallesi, Bağdat Caddesi, No:92/B, Kat:3, Daire:8, Kadıköy / İstanbul
E-posta: psikologanil@gmail.com

iletişim bilgileri üzerinden veri sorumlusuna iletebilirsiniz.

Elektronik posta yoluyla yapılacak KVKK başvurularında, mevzuat kapsamında kimliğinizin doğrulanabilmesi amacıyla daha önce veri sorumlusuna bildirilmiş ve sistemde kayıtlı bulunan e-posta adresinizin kullanılması veya ilgili mevzuatta belirtilen diğer doğrulanabilir başvuru yöntemlerinin tercih edilmesi gerekebilir.

Başvurunuzda;

• adınız ve soyadınız,
• başvurunun yazılı olması halinde imzanız,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı iseniz T.C. kimlik numaranız; yabancı iseniz uyruğunuz ve varsa pasaport veya kimlik numaranız,
• tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz,
• varsa bildirime esas e-posta adresiniz ve telefon numaranız,
• KVKK kapsamındaki talebiniz

yer almalıdır.

Başvurular, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve mevzuatta öngörülen süre içerisinde sonuçlandırılır.

14. Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Ayrımı

İşbu metin, KVKK kapsamında aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır ve açık rıza metni değildir.

Kişisel verilerin işlenmesi için açık rızanın gerekli olduğu bir durumda ilgili kişiden ayrıca, belirli bir veri işleme faaliyetini açıkça gösteren ve özgür iradeyle tercih edilebilen bir Açık Rıza Metni sunularak onay alınır.

Aydınlatma Metni’nin okunması veya internet sitesinin kullanılması, açık rıza verilmiş olduğu anlamına gelmez.

15. Metinde Yapılabilecek Güncellemeler

Mevzuattaki değişiklikler, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları, kullanılan teknolojik altyapı veya kişisel veri işleme süreçlerinde meydana gelebilecek değişiklikler doğrultusunda işbu Aydınlatma Metni güncellenebilir.

Güncel metin, www.klinikpsikologanilhatipoglu.com internet sitesi üzerinden yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.